Regiebericht und Stundenlohnzettel mit Vorlage

Regiebericht, Stundenlohnzettel, Rapportzettel

Regiebericht, Regiezettel, Rapportzettel, Stundenlohnzettel: Auf der Baustelle heißt dasselbe Blatt verschieden. Gemeint ist immer eine Arbeit, die nicht nach Einheitspreis und Menge abgerechnet wird, sondern nach Stunden und Aufwand.

Die VOB/B kennt nur die Wörter Stundenlohnarbeiten und Stundenlohnzettel. Regie und Rapport kommen darin nicht vor. Die Gerichte benutzen trotzdem alle Wörter: Das Oberlandesgericht Hamm prüfte Rapportzettel mit Datum, Mitarbeitern, Stunden je Mitarbeiter und den Arbeiten, das Oberlandesgericht Brandenburg einen Regiezettel. Rapport heißt laut Duden dienstliche Meldung oder Bericht.

Diese Seite sagt Regiebericht für das Blatt und Stundenlohnarbeiten für die Arbeit, so wie die VOB/B.

Der Stundenzettel für den Lohn ist ein anderes Blatt: Darauf hält jeder Mitarbeiter seine eigene Arbeitszeit fest, egal wie die Arbeit abgerechnet wird. Dafür gibt es eine eigene Stundenzettel-Vorlage.

Was vor Beginn feststehen muss

Die VOB/B ist kein Gesetz, sondern ein Regelwerk mit Vertragsbedingungen. Sie gilt, wenn sie in deinem Vertrag vereinbart ist. Maßgeblich ist die Ausgabe 2016, sie gilt laut Fachinformation Bundesbau unverändert. Für Stundenlohnarbeiten stellt sie zwei Bedingungen, beide vor dem ersten Handgriff:

1. Vereinbaren: Stundenlohnarbeiten werden nur vergütet, wenn sie als solche vor ihrem Beginn ausdrücklich vereinbart worden sind (§ 2 Abs. 10 VOB/B). Im Normalfall rechnet die VOB/B nach Einheitspreisen und tatsächlich ausgeführten Mengen ab, Stundenlohn ist eine andere Berechnungsart und muss vereinbart sein (§ 2 Abs. 2).
2. Anzeigen: Dem Auftraggeber ist die Ausführung von Stundenlohnarbeiten vor Beginn anzuzeigen (§ 15 Abs. 3 Satz 1).

Eine Form schreibt die VOB/B für beides nicht vor. Halt die Vereinbarung trotzdem schriftlich fest, zum Beispiel per E‑Mail: wer, wann, für welche Arbeiten, zu welchen Sätzen. Ein Leistungsverzeichnis kann dafür eigene Positionen mit Stundensätzen enthalten. Der Bundesgerichtshof nennt sie angehängte Stundenlohnarbeiten, die regelmäßig ohne fest umschriebenen Leistungsumfang für Unvorhergesehenes vereinbart werden.

Wer darf Stundenlohn vereinbaren? Die Ermächtigung eines Bauleiters oder Architekten, Stundenlohnnachweise abzuzeichnen, ist nach dem Bundesgerichtshof keine Vollmacht zum Abschluss einer Stundenlohnvereinbarung (24. Juli 2003, VII ZR 79/02). Es gibt auch keine Vermutung dafür, dass der Bauleiter den Bauvertrag ändern und Stundenlohnarbeiten vereinbaren darf, die im Vertrag nicht vorgesehen sind (14. Juli 1994, VII ZR 186/93). Vereinbare Stundenlohn deshalb mit dem Auftraggeber selbst oder mit jemandem, dessen Vollmacht du schriftlich hast.

Und ohne Vereinbarung? Dann gibt es keinen Stundenlohn, auch nicht mit abgezeichneten Zetteln. War die Arbeit ohnehin geschuldet, rechnest du nach den Vertragspreisen ab. Für zusätzliche Arbeiten bleiben die Regeln für Nachträge: § 2 Abs. 6 VOB/B mit der Ankündigung vor Beginn, oder § 2 Abs. 8 VOB/B, wenn der Auftraggeber die Leistung nachträglich anerkennt (so der Bundesgerichtshof 2003). Wie du Mehrkosten ankündigst, steht auf der Seite Mehrkostenanzeige mit Vorlage.

Was in den Regiebericht gehört

Die VOB/B nennt die Inhalte ziemlich genau. Über die geleisteten Arbeitsstunden und den dabei erforderlichen, besonders zu vergütenden Aufwand sind Listen einzureichen, die Stundenlohnzettel (§ 15 Abs. 3 Satz 2). Zum Aufwand zählt sie den Verbrauch von Stoffen, die Vorhaltung von Einrichtungen, Geräten, Maschinen und maschinellen Anlagen, Frachten, Fuhr- und Ladeleistungen sowie etwaige Sonderkosten. Daraus ergibt sich der Aufbau, den auch der Regiebericht in dive hat:

Dazu kommen der Kopf mit Projekt, Datum, Ort und wer angeordnet hat, die ausgeführte Tätigkeit und die Unterschriften. Die Preisspalten (€ je Stunde, Einzelpreis, Gesamt) brauchst du für die Rechnung. Auf dem Zettel, den der Auftraggeber abzeichnet, kannst du sie auch leer lassen.

So schreibst du einen Regiebericht, der hält:

• Die Tätigkeit konkret: was genau, wo genau, warum. „Kernbohrungen DN 150 für die Haustechnik, UG Achse 3 bis 5, auf Anordnung von Herrn Müller“ statt „8 Std. Regie“.
• Schwierigkeiten dazuschreiben: Wasser in der Baugrube, Arbeit nur von Hand, Wartezeit auf das Gerät. Sie erklären, warum es so lange gedauert hat.
• Je Mitarbeiter Von, Bis und Pause, daraus die Stunden. Qualifikation dazu, wenn die Sätze sich unterscheiden.
• Material mit Menge und Einheit, am besten mit Lieferschein.
• Geräte mit Stunden, Fahrten mit Kilometern.
• Wer angeordnet hat, mit Namen, und, wenn es sie gibt, die Nummer der Anordnung.
• Ein Bericht je Tag und je Anordnung. Dann lässt sich jeder Zettel einzeln prüfen und abzeichnen.

Einreichen, abzeichnen, sechs Werktage

So läuft es nach § 15 Abs. 3 und 4 VOB/B, wenn im Vertrag nichts anderes steht:

Die sechs Werktage laufen ab Zugang. Heb deshalb auf, wann und an wen du die Zettel gegeben hast: Übergabe auf der Baustelle mit Datum, E‑Mail mit Anhang.

Reichst du die Zettel nicht rechtzeitig ein und gibt es deshalb Zweifel am Umfang, kann der Auftraggeber verlangen, dass für die nachweisbar ausgeführten Leistungen nur ein wirtschaftlich vertretbarer Aufwand vergütet wird (§ 15 Abs. 5). Wer spät einreicht, riskiert also Stunden.

Was die Unterschrift des Auftraggebers bedeutet

Der Bundesgerichtshof sagt dazu seit 1994 dasselbe:

• Sie betrifft nur Art und Umfang der Leistung, also die Stunden und den Aufwand (VII ZR 186/93). Die Bestätigung kann sich allenfalls auf die geleisteten Stunden beziehen (13. Mai 2004, VII ZR 301/02).
• Sie ist keine Stundenlohnvereinbarung. Ein Angebot dazu liegt in der Unterschrift nur, wenn sich das aus besonderen Umständen ergibt (VII ZR 79/02).
• Sie ist keine Abnahme (VII ZR 301/02).

Trotzdem ist sie viel wert. Zeichnet der Besteller die ihm zeitnah eingereichten Stundenzettel ab und gibt sie zurück, kann darin ein Schuldanerkenntnis liegen (28. Mai 2009, VII ZR 74/06). Das Oberlandesgericht Köln (16. September 2008, 24 U 167/07) sah den Auftraggeber dann an die Zettel gebunden, wenn er nicht beweisen kann, dass sie falsch sind und er das beim Unterschreiben nicht erkannt hat. Ob er danach noch einwenden kann, die Stunden seien zu viele gewesen, sehen die Gerichte nicht einheitlich.

Wichtig ist, wer unterschreibt. Das Oberlandesgericht Brandenburg (7. April 2026, 10 U 84/25) ließ die Unterschriften nicht zugunsten des Auftragnehmers wirken, weil nicht der Bauherr, sondern der nicht vertretungsberechtigte Bauleiter die Stundenlohnzettel unterzeichnet hatte. Klär deshalb am Anfang, wer auf der Seite des Auftraggebers Stundenlohnzettel bescheinigt, und lass genau diese Person abzeichnen.

Was ohne VOB/B gilt

Ist die VOB/B nicht vereinbart, gilt das Werkvertragsrecht des BGB. Es hat keine eigene Regel für Stundenlohnzettel:

• Die Vergütung ergibt sich aus dem Stundensatz mal der Zahl der geleisteten Stunden (BGH, 17. April 2009, VII ZR 164/07). Ist die Höhe nicht bestimmt, gilt die übliche Vergütung (§ 632 Abs. 2 BGB).
• Die Vorgaben des § 15 VOB/B gelten ohne Einbeziehung der VOB/B nicht (ebenda).
• Keine Sechs-Tage-Regel: Es gibt keinen allgemeinen Rechtsgedanken, dass ein Anerkenntnis in Bauverträgen zu fingieren sei (VII ZR 74/06). Was der Auftraggeber nicht zurückgibt, gilt hier also nicht als anerkannt.

Was im Streit zählt

Im Prozess muss der Unternehmer nach dem Bundesgerichtshof grundsätzlich nur darlegen, wie viele Stunden für die Vertragsleistung angefallen sind (VII ZR 74/06). Stundennachweise muss er dafür nicht einmal vorlegen (5. Januar 2017, VII ZR 184/14). Dass zu langsam oder unwirtschaftlich gearbeitet wurde, muss grundsätzlich der Besteller darlegen und beweisen. Bestreitet er aber, dass die Stunden überhaupt geleistet wurden, muss der Unternehmer sie beweisen. Dann helfen abgezeichnete Zettel, Zeugen und Rapportzettel wie im Fall des Oberlandesgerichts Hamm (8. Februar 2011, I‑21 U 88/10).

Bei angehängten Stundenlohnarbeiten ohne fest umschriebenen Leistungsumfang kann der Besteller nicht erkennen, welche Arbeiten erbracht wurden. Dann muss der Unternehmer auch Art und Inhalt der Arbeiten näher darlegen (VII ZR 164/07). Öffentliche Auftraggeber des Bundes dürfen nach ihrem Vergabehandbuch nur Stundenlohnzettel akzeptieren, die den detaillierten Leistungsinhalt nach § 15 Abs. 3 Satz 2 VOB/B nachvollziehbar ausweisen. Schreib die Tätigkeit deshalb immer konkret.

Abrechnen

Stundenlohnarbeiten werden nach den vertraglichen Vereinbarungen abgerechnet (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B), also zu den Sätzen, die im Vertrag oder in der Vereinbarung stehen. Ist zur Vergütung nichts vereinbart, gilt die ortsübliche Vergütung. Lässt die sich nicht ermitteln, werden die Aufwendungen bei wirtschaftlicher Betriebsführung mit angemessenen Zuschlägen für Gemeinkosten und Gewinn vergütet (§ 15 Abs. 1 Nr. 2). Verlangt der Auftraggeber, dass ein Polier oder eine andere Aufsichtsperson die Stundenlohnarbeiten beaufsichtigt, gilt dasselbe für deren Stunden (§ 15 Abs. 2).

Die Rechnung stellst du spätestens alle vier Wochen. Leg die abgezeichneten Zettel bei oder nenn ihre Nummern.

Ein Beispiel

Rohbau eines Bürogebäudes. Die Haustechnik braucht zusätzliche Kernbohrungen im Untergeschoss, im Leistungsverzeichnis stehen sie nicht. Der Bauleiter des Auftraggebers sagt am Mittwoch: „Macht das auf Regie.“

So gehst du vor:

1. Vor Beginn vereinbaren und anzeigen, mit dem Auftraggeber selbst oder seinem Bevollmächtigten, per E‑Mail: „Wir führen die Kernbohrungen DN 150 im UG, Achse 3 bis 5, ab Donnerstag 7 Uhr als Stundenlohnarbeiten zu den Sätzen aus dem Vertrag aus. Bitte bestätigen Sie das.“
2. Jeden Tag einen Regiebericht: wer, von wann bis wann, welches Gerät wie lange, wie viele Manschetten. Die Tätigkeit konkret: Achse, Durchmesser, Anzahl.
3. Am selben Tag übergeben, an die Person, die Stundenlohnzettel bescheinigen darf, und das Datum festhalten.
4. Nach sechs Werktagen nachsehen: Ist der Zettel zurück, mit oder ohne Einwendungen? Kommt nichts zurück, gilt er nach der VOB/B als anerkannt.
5. Spätestens nach vier Wochen abrechnen, mit den Nummern der Berichte.

Das Beispiel ist ausgedacht. Die Arbeit stammt aus dem Musterbericht der Modulseite Regieberichte in dive.

Vorlage zum Herunterladen

Die Vorlage ist ein Word-Dokument mit zwei Seiten A4, dazu dieselbe Vorlage als PDF zum Ausdrucken. Sie folgt dem Aufbau des Regieberichts aus dive: Abschnitte und Spalten heißen wie dort, nur sind sie leer. Seite 1 trägt den Kopf, die Tätigkeit, das Personal und das Material, Seite 2 Geräte, Fahrten, sonstige Kosten, die Summen, die Unterschriften und Platz für Einwendungen. Du bekommst beides ohne Anmeldung und ohne deine E‑Mail-Adresse.

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Jeden Stundenlohnzettel von Hand? In dive erfasst der Polier Tätigkeit, Personal, Material und Geräte direkt von der Baustelle, voll mobil. Daraus entsteht der Regiebericht als PDF auf deinem Briefpapier mit Logo, und die AG‑Vertretung zeichnet digital gegen.

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Wie der Bericht ausgefüllt aussieht, zeigt das Beispiel auf der Seite Regieberichte in dive.

Das steht auf den zwei Seiten. In eckigen Klammern stehen die Spalten der Tabellen und Hinweise, was in ein Feld gehört:

Pass die Vorlage an dein Bauvorhaben an: Zeilen ergänzen, Abschnitte streichen, deinen Briefkopf einsetzen. Schreibt dein Vertrag ein eigenes Muster für Stundenlohnzettel vor, nimm das.

Checkliste

1. Vertrag lesen: Ist die VOB/B vereinbart? Gibt es Stundenlohnsätze oder angehängte Stundenlohnarbeiten? Wer darf auf der Seite des Auftraggebers Stundenlohn vereinbaren, wer Zettel bescheinigen?
2. Stundenlohnarbeit vor Beginn ausdrücklich vereinbaren, mit dem Auftraggeber oder einem Bevollmächtigten, am besten per E‑Mail.
3. Die Ausführung vor Beginn anzeigen.
4. Jeden Tag einen Regiebericht: Tätigkeit konkret mit Ort, Personal mit Von, Bis und Pause, Material, Geräte, Fahrten, sonstige Kosten, wer angeordnet hat.
5. Werktäglich oder wöchentlich einreichen, wie im Vertrag oder auf der Baustelle üblich. Datum und Weg der Übergabe festhalten.
6. Nach sechs Werktagen prüfen, ob die Zettel zurück sind und welche Einwendungen darauf stehen.
7. Die Stundenlohnrechnung alsbald nach Abschluss stellen, spätestens alle vier Wochen.
8. Für zusätzliche Arbeiten ohne Stundenlohnvereinbarung Mehrkosten vor Beginn ankündigen.
9. Zettel, Einwendungen und Übergabenachweise je Projekt ablegen.

Keine Rechtsberatung. Dieser Artikel und die Vorlage geben den Stand vom 15. Oktober 2026 wieder und ersetzen keine Rechtsberatung. Verträge weichen oft von der VOB/B ab. Für deinen Einzelfall frag eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht oder deinen Verband.