Abschlags­rechnung am Bau: Muster, Fristen und Schluss­rechnung

Was eine Abschlagsrechnung ist

Mit einer Abschlagsrechnung verlangst du während der Bauzeit Geld für Leistungen, die du schon erbracht hast. Die Zahlung darauf ist vorläufig. Der Bundesgerichtshof spricht vom vorläufigen Charakter der Voraus- und Abschlagszahlungen: Am Ende rechnest du die gesamte Leistung ab und berücksichtigst, was schon gezahlt ist (Urteil vom 24. Januar 2002, VII ZR 196/00).

Auf dem Bau laufen vier Arten von Rechnungen nebeneinander. Die Wörter werden oft durcheinander benutzt:

Das Wort Teilschlussrechnung steht nicht in der VOB/B, so heißt die Rechnung nach § 16 Abs. 4 in der Praxis.

Und die kumulierte Rechnung? Sie ist keine eigene Rechnungsart, sondern eine Art, die Rechnung aufzubauen: Jede Rechnung zeigt den gesamten Leistungsstand bis heute und zieht ab, was schon abgerechnet oder bezahlt ist. Mehr dazu weiter unten.

Wann du sie stellen darfst

Die VOB/B ist kein Gesetz, sondern ein Regelwerk mit Vertragsbedingungen. Sie gilt, wenn sie in deinem Vertrag vereinbart ist. Maßgeblich ist die Ausgabe 2016, sie gilt laut Fachinformation Bundesbau unverändert.

Mit VOB/B: Abschlagszahlungen sind auf Antrag zu gewähren, in möglichst kurzen Zeitabständen oder zu den vereinbarten Zeitpunkten. Die Höhe: der Wert der jeweils nachgewiesenen vertragsgemäßen Leistungen, einschließlich der Umsatzsteuer darauf (§ 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B). Als Leistung zählen auch Bauteile, die du eigens angefertigt und bereitgestellt hast, und Stoffe und Bauteile, die auf der Baustelle angeliefert sind. Voraussetzung: Der Auftraggeber bekommt nach seiner Wahl das Eigentum daran oder eine entsprechende Sicherheit.

Ohne VOB/B: Dann gilt das BGB, auch für Handwerker. Du kannst eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der Leistungen verlangen, die du erbracht hast und die nach dem Vertrag geschuldet sind (§ 632a Abs. 1 BGB). Eine eigene Vereinbarung nennt das Gesetz dafür nicht als Voraussetzung.

Mit Verbrauchern: Baust du für einen Verbraucher ein neues Gebäude oder baust du ein bestehendes erheblich um, ist das ein Verbraucherbauvertrag (§ 650i BGB). Dann darf der Gesamtbetrag der Abschlagszahlungen 90 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung nicht übersteigen. Bei der ersten Abschlagszahlung leistest du dem Verbraucher eine Sicherheit in Höhe von 5 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung (§ 650m BGB).

Sieh in deinen Vertrag: Viele Verträge regeln Abschläge mit einem Zahlungsplan oder schränken sie ein. Was dort steht, geht vor.

Was hineingehört

Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung. Sie braucht die Angaben, die das Umsatzsteuergesetz für jede Rechnung verlangt (§ 14 Abs. 4 UStG):

• vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und vom Empfänger
• deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Ausstellungsdatum
• eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• Umfang und Art der Leistung
• den Zeitpunkt der Leistung. Bei Zahlungen vor Ausführung der Leistung: den Zeitpunkt, zu dem du das Geld vereinnahmt hast, wenn er feststeht und nicht das Ausstellungsdatum ist
• das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
• Steuersatz und Steuerbetrag, oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Am Bau kommt dazu:

Die prüfbare Aufstellung. Die VOB/B verlangt, dass du die Leistungen durch eine prüfbare Aufstellung nachweist, die eine rasche und sichere Beurteilung der Leistungen ermöglichen muss (§ 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B). Das BGB verlangt fast wörtlich dasselbe (§ 632a Abs. 1 BGB). Wie eine prüfbare Abrechnung aussieht, beschreibt § 14 Abs. 1 VOB/B: übersichtlich, in der Reihenfolge der Posten und mit den Bezeichnungen aus dem Vertrag, dazu die Mengenberechnungen, Zeichnungen und anderen Belege. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags machst du besonders kenntlich.

Den Bezug. Auftrag, Bauvorhaben, die laufende Nummer der Abschlagsrechnung und der Leistungszeitraum.

Was schon gelaufen ist. Die bisherigen Abschlagsrechnungen und die Zahlungen darauf.

Einen Sicherheitseinbehalt, wenn er vereinbart ist. Soll der Auftraggeber die Sicherheit in Teilbeträgen von seinen Zahlungen einbehalten, darf er jede Zahlung um höchstens 10 Prozent kürzen, bis die vereinbarte Sicherheitssumme erreicht ist. Den einbehaltenen Betrag teilt er dir mit und zahlt ihn binnen 18 Werktagen auf ein Sperrkonto ein (§ 17 Abs. 6 VOB/B). Für kleinere oder kurzfristige Aufträge und für öffentliche Auftraggeber gelten Ausnahmen.

§ 13b UStG, wenn dein Auftraggeber ein Unternehmer ist, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt. Dann schuldet er die Umsatzsteuer. Deine Rechnung trägt die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und weist keine Steuer aus (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 und Abs. 5, § 14a Abs. 5 UStG). Für den Sicherheitseinbehalt bleibt die Umsatzsteuer dann unberücksichtigt (§ 17 Abs. 6 VOB/B).

Zur Umsatzsteuer auf Abschläge: Vereinnahmst du das Entgelt oder einen Teil davon, bevor die Leistung ausgeführt ist, entsteht die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du das Geld vereinnahmt hast (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe a UStG). Wann eine Bauleistung in diesem Sinn als ausgeführt gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Nach Leistungsstand oder nach Zahlungsplan

Es gibt zwei Wege, die Höhe eines Abschlags zu bestimmen.

Nach Leistungsstand: Du rechnest ab, was bis zum Stichtag gebaut ist, Position für Position mit Menge und Einheitspreis. Das ist der Weg, den § 16 Abs. 1 VOB/B und § 632a BGB beschreiben.

Nach Zahlungsplan: Ihr habt im Vertrag feste Raten vereinbart, zum Beispiel 30 Prozent der Auftragssumme nach der Bodenplatte. Dann rechnest du die vereinbarte Rate ab. Ob du den Leistungsstand dazu nachweisen musst, steht in deinem Vertrag.

Wer nach Leistungsstand abrechnet, baut die Rechnung kumuliert auf. Der Bundesgerichtshof beschreibt, warum: Abschlagszahlungen gibt es für die Leistung eines bestimmten Zeitraums. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, die Abrechnungen für vergangene Zeiträume einzubeziehen und darzulegen, inwieweit ein Zahlungsanspruch besteht. Dieser ergibt sich aus der Vergütung für die insgesamt abgerechnete Leistung abzüglich bereits erbrachter Zahlungen (Urteil vom 20. August 2009, VII ZR 205/07).

Du kannst auch die bisher gestellten Abschlagsrechnungen abziehen und offene Rechnungen getrennt mahnen. So ist das Muster unten aufgebaut. Sprich mit deinem Auftraggeber ab, wie ihr es haltet, und bleib dabei.

Fristen: Zahlung, Verzug, Schlussrechnung

Die 30 Tage bei Verzug und bei der Schlusszahlung können sich auf höchstens 60 Tage verlängern, wenn das sachlich gerechtfertigt ist und ausdrücklich vereinbart wurde.

Zahlt der Auftraggeber bei Fälligkeit nicht, kannst du ihm eine angemessene Nachfrist setzen. Danach stehen dir Zinsen in Höhe der Sätze des § 288 Abs. 2 BGB zu: neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, wenn kein Verbraucher beteiligt ist. Bei Zahlungsverzug darfst du die Arbeiten bis zur Zahlung einstellen, wenn eine angemessene Frist, die du dem Auftraggeber zuvor gesetzt hast, erfolglos verstrichen ist (§ 16 Abs. 5 Nr. 3 und 4 VOB/B).

Bei Verzug steht dir außerdem eine Pauschale von 40 Euro zu, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Das gilt ausdrücklich auch für Abschlagszahlungen (§ 288 Abs. 5 BGB).

Was der Auftraggeber abziehen darf

• Gegenforderungen: Sie können einbehalten werden. Andere Einbehalte sind nur zulässig, wenn der Vertrag oder das Gesetz sie vorsieht (§ 16 Abs. 1 Nr. 2 VOB/B).
• Mängel: Sind die erbrachten Leistungen nicht vertragsgemäß, kann der Besteller die Zahlung eines angemessenen Teils des Abschlags verweigern. Angemessen ist in der Regel das Doppelte der Kosten, die für die Beseitigung des Mangels erforderlich sind (§ 632a Abs. 1, § 641 Abs. 3 BGB).
• Sicherheitseinbehalt: nur, wenn er vereinbart ist, und je Zahlung höchstens 10 Prozent (§ 17 Abs. 6 VOB/B).
• Skonto: nur, wenn es vereinbart ist. Nicht vereinbarte Skontoabzüge sind unzulässig (§ 16 Abs. 5 Nr. 2 VOB/B).
• Bauabzugsteuer: Erbringst du eine Bauleistung an ein Unternehmen oder an eine juristische Person des öffentlichen Rechts, muss der Empfänger von der Gegenleistung einen Steuerabzug von 15 Prozent für deine Rechnung vornehmen. Das entfällt, wenn du eine gültige Freistellungsbescheinigung vorlegst oder die Gegenleistung im Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro nicht übersteigt (§ 48 EStG).

Von der Abschlagsrechnung zur Schlussrechnung

Mit der Schlussrechnung rechnest du endgültig ab. In sie gehört die gesamte Vergütung. Die Voraus- und Abschlagszahlungen ziehst du ab, übrig bleibt der Saldo. Der Bundesgerichtshof nennt Abschlagszahlungen in der Schlussrechnung bloße Rechnungsposten, die sich nicht auf einzelne Positionen des Vertrags beziehen lassen (VII ZR 205/07).

Das Umsatzsteuergesetz verlangt dasselbe für die Steuer: In der Endrechnung setzt du die vereinnahmten Teilentgelte und die Steuerbeträge ab, die auf sie entfallen, wenn du darüber Rechnungen ausgestellt hast (§ 14 Abs. 5 UStG).

Drei Punkte entscheiden über das Geld:

Abschläge enden. Der Anspruch auf eine Abschlagszahlung kann nach dem Bundesgerichtshof jedenfalls dann nicht mehr durchgesetzt werden, wenn die Bauleistung abgenommen ist und du die Schlussrechnung gestellt hast. Grundsätzlich erlischt das Recht auf Abschläge schon, wenn die Frist für die Schlussrechnung nach § 14 VOB/B abgelaufen ist und die Leistung abgenommen ist. Dann machst du deinen Werklohn als Saldo aus der Schlussrechnung geltend (VII ZR 205/07).

Die Schlussrechnung muss prüfbar sein. Nach VOB/B kann sich der Auftraggeber auf fehlende Prüfbarkeit nicht mehr berufen, wenn er seine Einwendungen nicht mit Gründen bis zum Ablauf der Zahlungsfrist erhoben hat (§ 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B). Beim Bauvertrag nach BGB wird die Vergütung fällig, wenn das Werk abgenommen ist und du eine prüffähige Schlussrechnung erteilt hast. Sie gilt als prüffähig, wenn der Besteller nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen erhoben hat (§ 650g Abs. 4 BGB).

Vorsicht bei der Schlusszahlung. Nimmst du die Schlusszahlung vorbehaltlos an, sind Nachforderungen ausgeschlossen, wenn der Auftraggeber dich schriftlich über die Schlusszahlung unterrichtet und auf diese Wirkung hingewiesen hat. Den Vorbehalt erklärst du innerhalb von 28 Tagen (§ 16 Abs. 3 Nr. 2 und 5 VOB/B).

Und wenn du zu viel bekommen hast? Ergibt die Abrechnung einen Überschuss, hat der Auftraggeber einen vertraglichen Anspruch auf Auszahlung. Das gilt beim VOB/B‑Vertrag und beim Werkvertrag nach BGB (VII ZR 196/00).

Ein Beispiel

Rohbau eines Mehrfamilienhauses, die VOB/B ist vereinbart, Auftragssumme 180.000 Euro netto. Abgerechnet wird nach Leistungsstand, kumuliert, mit 19 Prozent Umsatzsteuer. Der Auftraggeber zahlt jede Rechnung vollständig.

In der Schlussrechnung stecken 4.000 Euro für einen Nachtrag. Er ist als Änderung des Vertrags besonders gekennzeichnet. Unter den Positionen steht die Verrechnung: Gesamtleistung 218.960 Euro brutto, abzüglich der 1. Abschlagsrechnung mit 71.400 Euro und der 2. mit 59.500 Euro, Restforderung 88.060 Euro.

Das Beispiel ist ausgedacht. Es zeigt die Rechenweise, nicht deinen Einzelfall.

Muster zum Herunterladen

Das Muster ist ein Word-Dokument. Es folgt dem Aufbau der Rechnung aus dive: Blöcke, Spalten und Zeilen heißen wie dort, nur sind sie leer. Seite 1 ist die Abschlagsrechnung, Seite 2 die Schlussrechnung mit kumulierten Mengen und der Verrechnung der bisherigen Rechnungen. Die letzte Seite sind Ausfüllhinweise, die du vor dem Versand löschst. Du bekommst das Muster ohne Anmeldung und ohne deine E‑Mail-Adresse.

Muster herunterladenWord-Datei · 41 KB · ohne Anmeldung

Wie die Abschlagsrechnung ausgefüllt aussieht, zeigt das Beispiel auf der Seite Rechnungen und E‑Rechnung in dive.

Das steht im Muster. In eckigen Klammern stehen die Spalten der Tabellen und Hinweise, was in ein Feld gehört:

Pass das Muster an deinen Auftrag an: Zeilen ergänzen, Blöcke streichen, deinen Briefkopf einsetzen. Für eine kumulierte Abschlagsrechnung nach Leistungsstand nimmst du Seite 2 und änderst den Titel. Schreibt dein Vertrag ein eigenes Muster vor, nimm das.

Checkliste

1. Vertrag prüfen: Gilt die VOB/B? Gibt es einen Zahlungsplan, einen Sicherheitseinbehalt, Skonto oder ein vorgeschriebenes Muster?
2. Leistungsstand zum Stichtag feststellen, am besten gemeinsam mit dem Auftraggeber. Mengen, Aufmaß und Belege sammeln.
3. Rechnung als Abschlagsrechnung bezeichnen und durchzählen. Jede bekommt eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer.
4. Positionen in der Reihenfolge und mit den Bezeichnungen des Vertrags aufführen. Nachträge besonders kenntlich machen.
5. Den gesamten Stand zeigen und abziehen, was schon gezahlt ist. Bisherige Abschlagsrechnungen mit Nummer, Datum und Betrag auflisten.
6. Steuer prüfen: mit Umsatzsteuer oder § 13b UStG mit dem Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Freistellungsbescheinigung beilegen.
7. Sicherheitseinbehalt nur ausweisen, wenn er vereinbart ist.
8. Zugang festhalten. Mit ihm beginnen nach VOB/B die 21 Tage bis zur Fälligkeit.
9. Nach Fertigstellung die Schlussrechnung in der Frist des § 14 Abs. 3 VOB/B stellen und alle Zahlungen abziehen.

Keine Rechts- und Steuerberatung. Dieser Artikel und das Muster geben den Stand vom 13. Oktober 2026 wieder und ersetzen keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung. Verträge weichen oft von der VOB/B ab. Für deinen Einzelfall frag eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht, deine Steuerberatung oder deinen Verband.