Abnahme­protokoll für Bauleistungen mit Vorlage

Was die Abnahme bewirkt

Das Abnahmeprotokoll hält fest, an welchem Tag abgenommen wurde und mit welchen Mängeln. Von diesem Tag hängt viel ab:

Dazu kommt die Beweislast. Vor der Abnahme musst du als Auftragnehmer beweisen, dass deine Leistung mangelfrei ist (BGH, 23. Oktober 2008, VII ZR 64/07). Für Mängel, die sich der Auftraggeber bei der Abnahme vorbehalten hat, bleibt es nach demselben Urteil dabei.

Auch der Maßstab hängt am Tag: Du schuldest die allgemein anerkannten Regeln der Technik zum Zeitpunkt der Abnahme, selbst wenn sie sich seit dem Vertrag geändert haben (BGH, 14. November 2017, VII ZR 65/14). Schreib Datum und Uhrzeit deshalb genau ins Protokoll.

Die Arten der Abnahme

Die VOB/B ist kein Gesetz, sondern ein Regelwerk mit Vertragsbedingungen. Sie gilt, wenn sie in deinem Vertrag vereinbart ist. Maßgeblich ist die Ausgabe 2016, sie gilt laut Fachinformation Bundesbau unverändert. Verlangst du nach der Fertigstellung die Abnahme, muss der Auftraggeber sie binnen 12 Werktagen durchführen, wenn nichts anderes vereinbart ist (§ 12 Abs. 1 VOB/B).

Förmliche Abnahme. Sie findet statt, wenn eine Vertragspartei es verlangt (§ 12 Abs. 4 Nr. 1 VOB/B). Jede Partei kann auf ihre Kosten einen Sachverständigen zuziehen. Der Befund wird in gemeinsamer Verhandlung schriftlich niedergelegt. In die Niederschrift gehören Vorbehalte wegen bekannter Mängel und wegen Vertragsstrafen und deine Einwendungen. Jede Partei erhält eine Ausfertigung. Ohne dich darf der Auftraggeber förmlich abnehmen, wenn der Termin vereinbart war oder er dich mit genügender Frist eingeladen hatte. Das Ergebnis muss er dir dann alsbald mitteilen (§ 12 Abs. 4 Nr. 2).

Fiktive Abnahme nach VOB/B. Verlangt keiner eine Abnahme, gilt die Leistung als abgenommen (§ 12 Abs. 5):

Nutzt jemand Teile der Anlage, um weiterzubauen, ist das keine Abnahme. Vorbehalte wegen bekannter Mängel oder Vertragsstrafen muss der Auftraggeber spätestens zu diesen Zeitpunkten geltend machen (Nr. 3). Ist der Vertrag gekündigt, gibt es keine fiktive Abnahme nach § 12 Abs. 5 VOB/B (BGH, 19. Dezember 2002, VII ZR 103/00). Dann verlangst du Aufmaß und Abnahme der ausgeführten Leistungen (§ 8 Abs. 7 VOB/B).

Fiktive Abnahme nach BGB. Ohne VOB/B gilt ein Werk als abgenommen, wenn du nach der Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme gesetzt hast und der Besteller nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert (§ 640 Abs. 2 BGB). Ist der Besteller ein Verbraucher, musst du ihn zusammen mit der Aufforderung auf die Folgen hinweisen, und zwar in Textform.

Stillschweigende Abnahme. Sie liegt vor, wenn das Verhalten des Bestellers zeigt, dass er das Werk als im Wesentlichen vertragsgemäß billigt. Das kann die Nutzung sein, aber nicht, wenn er vorher oder innerhalb einer angemessenen Prüffrist Mängel rügt, die ihn zur Verweigerung berechtigen, und nicht, wenn das Bauwerk noch nicht fertig ist (BGH, 5. November 2015, VII ZR 43/15). Ist eine förmliche Abnahme vereinbart, ist eine stillschweigende Abnahme nach dem Bundesgerichtshof nur möglich, wenn beide die Vereinbarung einvernehmlich aufgehoben haben, und daran stellt er strenge Anforderungen (22. Dezember 2000, VII ZR 310/99).

Teilabnahme. Auf Verlangen sind in sich abgeschlossene Teile der Leistung besonders abzunehmen (§ 12 Abs. 2 VOB/B). Für sie beginnt die Verjährung mit der Teilabnahme (§ 13 Abs. 4 Nr. 3). Einzelne Teile eines Rohbaus, etwa eine Betondecke oder ein Stockwerk, sind nach dem Bundesgerichtshof keine in sich abgeschlossenen Teile (20. August 2009, VII ZR 212/07). Abschlagszahlungen gelten nicht als Abnahme von Teilen der Leistung (§ 16 Abs. 1 Nr. 4 VOB/B). Für Teile, die durch das Weiterbauen verdeckt werden, gibt es die gemeinsame Feststellung ihres Zustands auf Verlangen (§ 4 Abs. 10 VOB/B), ebenfalls schriftlich.

Wann der Auftraggeber verweigern darf

Wegen wesentlicher Mängel kann der Auftraggeber die Abnahme bis zur Beseitigung verweigern (§ 12 Abs. 3 VOB/B). Wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden (§ 640 Abs. 1 BGB).

Wann ein Mangel wesentlich ist, sagt kein Gesetz. Das Oberlandesgericht Hamm nennt Mängel wesentlich, die die Funktionstauglichkeit beeinträchtigen oder die Wertschätzung der Leistung merklich beeinflussen. Unwesentlich ist ein Mangel, wenn es für den Auftraggeber zumutbar ist, die zügige Abwicklung des Vertrags nicht länger aufzuhalten (30. April 2019, 24 U 14/18). Für dich heißt das: Schreib bei jedem Mangel ins Protokoll, ob er wesentlich ist, und bei einer Verweigerung den Grund.

Verweigert der Besteller die Abnahme unter Angabe von Mängeln, muss er auf dein Verlangen an einer gemeinsamen Feststellung des Zustands mitwirken (§ 650g Abs. 1 BGB). Kommt er zu einem vereinbarten oder von dir mit angemessener Frist bestimmten Termin nicht, darfst du den Zustand allein feststellen, mit Datum und Unterschrift, und gibst ihm eine Abschrift (Abs. 2). Fehlt in der Feststellung ein offenkundiger Mangel und hat der Besteller das Werk, wird vermutet, dass der Mangel danach entstanden und von ihm zu vertreten ist (Abs. 3).

Verweigert der Auftraggeber die Abnahme grundlos endgültig, obwohl die Leistung vollständig und im Wesentlichen mangelfrei ist, treten die Wirkungen der Abnahme trotzdem ein. So entschied das Oberlandesgericht Hamm (18. Januar 2019, 12 U 54/18).

Was ins Abnahmeprotokoll gehört

Die VOB/B verlangt bei der förmlichen Abnahme den schriftlichen Befund, die Vorbehalte, deine Einwendungen und eine Ausfertigung für jede Partei. Daraus und aus den Wirkungen der Abnahme ergibt sich der Aufbau, den auch das Abnahmeprotokoll in dive hat:

Deine Einwendungen als Auftragnehmer haben im Protokoll aus dive kein eigenes Feld. Schreib sie unter „Vorbehalte“ mit dem Typ „Sonstiges“ und dem Wort „Einwendung des Auftragnehmers“, zum Beispiel wenn du einen gerügten Mangel bestreitest.

So schreibst du ein Abnahmeprotokoll, das hält:

• Jeden Mangel konkret: was, wo genau, bis wann, wer. „Riss im Estrich, Bad OG, an der Tür“ statt „Estrich nacharbeiten“.
• Fotos zu jedem Mangel, mit derselben Nummer wie im Protokoll.
• Wesentlich oder nicht bei jedem Mangel ankreuzen. Davon hängt ab, ob verweigert werden darf.
• Restleistungen getrennt von Mängeln: Was fehlt, ist kein Mangel einer fertigen Leistung, sondern noch zu tun.
• Teilnehmer mit Firma und Rolle. Schickt der Auftraggeber einen Gehilfen zur Abnahmeverhandlung, ist nach dem Oberlandesgericht Düsseldorf regelmäßig davon auszugehen, dass er ihn für die Erklärungen dort bevollmächtigt (19. November 2013, I‑23 U 32/13). Klär trotzdem vorher, wer für den Auftraggeber abnimmt.
• Jede Partei bekommt eine Ausfertigung, unterschrieben, am selben Tag.

Was ein Vorbehalt bewirkt

Bekannte Mängel. Nimmt der Besteller ab, obwohl er den Mangel kennt, stehen ihm Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt und Minderung nur zu, wenn er sich seine Rechte bei der Abnahme vorbehält (§ 640 Abs. 3 BGB mit § 634 Nr. 1 bis 3). Schadensersatz nennt § 640 Abs. 3 nicht. Für vorbehaltene Mängel trägst du weiter die Beweislast (VII ZR 64/07).

Vertragsstrafe. Hat der Auftraggeber abgenommen, kann er die Strafe nur verlangen, wenn er sie sich bei der Abnahme vorbehalten hat (§ 11 Abs. 4 VOB/B, ebenso § 341 Abs. 3 BGB). Nach dem Bundesgerichtshof ist der Vorbehalt nicht nötig, wenn der Besteller schon vor der Abnahme mit der Vertragsstrafe aufgerechnet hat und der Anspruch dadurch vollständig erloschen ist (VII ZR 43/15).

Gewährleistung: vier oder fünf Jahre

Die Frist beginnt mit der Abnahme. Wie lang sie ist, hängt am Vertrag:

Im VOB/B‑Vertrag verjährt der Anspruch auf Beseitigung eines schriftlich gerügten Mangels in 2 Jahren ab Zugang der Rüge, aber nicht vor Ablauf der Regelfrist. Nach Abnahme der Mängelbeseitigung beginnen für diese Leistung 2 Jahre neu, ebenfalls nicht vor Ablauf der Regelfrist (§ 13 Abs. 5 Nr. 1 VOB/B).

Trag Beginn und Ende ins Protokoll ein. Die Dauer übernimmst du aus dem Vertrag.

Ein Beispiel

Wohnpark Seeblick, Haus 2. Du hast Innenputz und Estrich ausgeführt, die VOB/B ist vereinbart, eine Vertragsstrafe auch. Die Arbeiten sind fünf Werktage später fertig als vereinbart.

So gehst du vor:

1. Abnahme verlangen, schriftlich, nach der Fertigstellung. Der Auftraggeber muss binnen 12 Werktagen abnehmen und verlangt die förmliche Abnahme.
2. Rundgang mit Protokoll: Teilnehmer sind die Vertreterin des Auftraggebers, die Architektin und dein Bauleiter, jeweils mit Firma und Rolle.
3. Mängel aufnehmen: Nr. 1, Putzausbesserung an der Fensterlaibung im Wohnzimmer EG, Frist zwei Wochen, nicht wesentlich. Nr. 2, Haarriss im Estrich im Bad OG, Frist zwei Wochen, nicht wesentlich. Restleistung: Silikonfugen im Bad, weil der Fliesenleger noch nicht fertig war.
4. Vorbehalte: Der Auftraggeber behält sich die Vertragsstrafe wegen der fünf Werktage vor und die Rechte wegen beider Mängel. Du schreibst als Einwendung dazu, dass sich der Beginn wegen fehlender Pläne verschoben hat, und verweist auf deine Behinderungsanzeige.
5. Entscheidung und Gewährleistung: abgenommen, ja. Gewährleistung vier Jahre ab heute, weil im Vertrag nichts anderes steht.
6. Unterschreiben, für jede Partei eine Ausfertigung. Dann die Schlussrechnung.

Das Beispiel ist ausgedacht. Wie du die verschobene Ausführung anzeigst, steht auf der Seite Behinderungsanzeige mit Vorlage, wie du schlussrechnest, auf der Seite Abschlagsrechnung und Schlussrechnung.

Vorlage zum Herunterladen

Die Vorlage ist ein Word-Dokument mit zwei Seiten A4, dazu dieselbe Vorlage als PDF zum Ausdrucken. Sie folgt dem Aufbau des Abnahmeprotokolls aus dive: Abschnitte und Spalten heißen wie dort, nur sind sie leer. Seite 1 trägt den Kopf, die Teilnehmer, den abgenommenen Leistungsumfang und die Mängel, Seite 2 Vorbehalte, Restleistungen, Gewährleistung, die Entscheidung und die Unterschriften. Du bekommst beides ohne Anmeldung und ohne deine E‑Mail-Adresse.

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Wie das Protokoll ausgefüllt aussieht, zeigt das Beispiel auf der Seite Abnahmeprotokolle in dive.

Das steht auf den zwei Seiten. In eckigen Klammern stehen die Spalten der Tabellen und Hinweise, was in ein Feld gehört:

Pass die Vorlage an dein Bauvorhaben an: Zeilen ergänzen, Abschnitte streichen, deinen Briefkopf einsetzen. Ist die VOB/B nicht vereinbart, streich „gemäß § 12 VOB/B“. Schreibt dein Vertrag ein eigenes Muster vor, nimm das.

Checkliste

1. Vertrag lesen: Ist die VOB/B vereinbart? Ist eine förmliche Abnahme vereinbart? Gibt es eine Vertragsstrafe? Wie lang ist die Gewährleistung?
2. Nach der Fertigstellung die Abnahme schriftlich verlangen. Nach VOB/B muss der Auftraggeber binnen 12 Werktagen abnehmen.
3. Klären, wer für den Auftraggeber abnimmt, und Termin und Ort festhalten.
4. Vor dem Termin selbst durchgehen: Was ist fertig, was fehlt noch?
5. Beim Rundgang jeden Mangel mit Ort, Frist, Verantwortlichem und Foto aufnehmen, wesentlich oder nicht.
6. Vorbehalte des Auftraggebers und deine Einwendungen ins Protokoll schreiben.
7. Entscheidung, bei Nein den Grund, und Beginn und Ende der Gewährleistung eintragen.
8. Unterschreiben lassen, jede Partei bekommt eine Ausfertigung.
9. Verweigert der Auftraggeber unter Angabe von Mängeln: gemeinsame Zustandsfeststellung verlangen.
10. Mängel in der Frist beseitigen und die Beseitigung abnehmen lassen, dann die Schlussrechnung stellen.

Keine Rechtsberatung. Dieser Artikel und die Vorlage geben den Stand vom 21. Oktober 2026 wieder und ersetzen keine Rechtsberatung. Verträge weichen oft von der VOB/B ab. Für deinen Einzelfall frag eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht oder deinen Verband.