Baubesprechung und Jour fixe: Protokoll mit Vorlage

Baubesprechung, Jour fixe, Bauherrensitzung

In der Baubesprechung stimmen sich die Beteiligten eines Bauvorhabens ab: der Bauherr oder seine Vertretung, Architekt und Bauleitung, Fachplaner und die Firmen, die bauen. Es geht um Termine, Pläne, offene Fragen, Mängel und Kosten.

Jour fixe heißt eine Runde, die regelmäßig an einem festen Tag stattfindet. Das Wort kommt aus dem Französischen: „jour“ heißt Tag, „fixe“ festgesetzt. Der Duden schreibt es immer mit e am Ende, auch wenn man es nicht hört. „Jour fix“ ist also falsch geschrieben, gemeint ist dasselbe. Auf der Baustelle ist der Jour fixe die Baubesprechung mit festem Termin, zum Beispiel jeden Donnerstag um 9 Uhr im Baucontainer.

Daneben gibt es eigene Runden, etwa die Bauherrensitzung oder eine Planungsbesprechung vor Baubeginn. Für alle gilt dasselbe: Was besprochen und entschieden wird, gehört ins Protokoll.

Wer einlädt und wer teilnimmt

Wer einlädt, regelt kein Gesetz, und das Wort Baubesprechung steht weder in der VOB/B noch in der HOAI. Die VOB/B ist kein Gesetz, sondern ein Regelwerk mit Vertragsbedingungen. Sie gilt, wenn sie in deinem Vertrag vereinbart ist. Maßgeblich ist die Ausgabe 2016, sie gilt laut Fachinformation Bundesbau unverändert. Nach § 4 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B hat der Auftraggeber „das Zusammenwirken der verschiedenen Unternehmer zu regeln“. Beauftragt er einen Architekten mit der Objektüberwachung, gehört das „Koordinieren der an der Objektüberwachung fachlich Beteiligten“ zu dessen Grundleistungen (HOAI, Anlage 10, Leistungsphase 8). Die Einladung zur Baubesprechung kommt deshalb in der Regel von der Seite des Auftraggebers.

Bei Bauten des Bundes sieht das Vergabehandbuch dafür einen eigenen Satz in den Vertragsbedingungen vor: Der Auftragnehmer hat zu den Baustellenbesprechungen, die der Auftraggeber regelmäßig durchführt, einen geeigneten Vertreter zu entsenden.

Sieh in deinem Vertrag nach, ob er Baubesprechungen regelt: in den Besonderen und Zusätzlichen Vertragsbedingungen und in der Leistungsbeschreibung. Dort steht manchmal, wie oft sie stattfinden, wer von dir teilnehmen muss und ob die Teilnahme gesondert bezahlt wird.

Schick jemanden, der die Baustelle kennt und für deine Firma sprechen darf, meist den Bauleiter oder den Polier. Bedenke: Schickt ein Auftragnehmer einen sachkundigen Mitarbeiter zu einer Verhandlung, über die ein Protokoll entstehen soll, muss er sich dessen Erklärungen nach dem Bundesgerichtshof jedenfalls über die Anscheinsvollmacht zurechnen lassen. Was dein Bauleiter in der Runde zusagt, kann also deine Firma binden. Für die Gegenseite gilt das nicht so einfach, dazu weiter unten mehr.

So läuft eine Baubesprechung

1. Fester Termin, feste Runde. Am besten jede Woche zur selben Zeit am selben Ort. Wer fehlt, schickt eine Vertretung.
2. Tagesordnung vorher. Sie geht mit der Einladung oder mit dem letzten Protokoll an alle.
3. Zuerst die offenen Punkte vom letzten Mal, jeder mit seiner Nummer. Erst wenn ein Punkt erledigt ist, fällt er heraus.
4. Dann nach Bereichen: Allgemeines und Termine, je Gewerk, Kosten und Nachträge.
5. Jeder Punkt endet mit drei Angaben: wer, was, bis wann.
6. Zum Schluss der nächste Termin.
7. Protokoll noch am selben oder am nächsten Tag an alle, die auf dem Verteiler stehen.

Wer das Protokoll schreibt, bestimmt den Wortlaut. Schreibt es die Gegenseite, lies jedes Protokoll am Tag, an dem es kommt.

Was ins Protokoll gehört

Ein Gesetz schreibt den Inhalt nicht vor. Diese Teile gehören hinein. So ist auch das Sitzungsprotokoll in dive aufgebaut, und ihm folgt die Vorlage weiter unten:

Jeder Punkt bekommt einen Typ. Das zwingt dazu, klar zu schreiben, was der Punkt ist:

• Aufgabe (A): Jemand muss etwas tun. Immer mit einem Namen und einem Datum. Beispiel: „Ausführungspläne Treppenhaus 2 freigeben, Tragwerksplaner, bis 25.09.“
• Information (I): Ein Stand, den alle kennen sollen. Beispiel: „Rohbau im Treppenhaus 2 rund eine Woche hinter Plan.“
• Entscheidung (E): Was festgelegt wurde, und von wem. Beispiel: „Auftraggeber entscheidet: Sichtbeton SB2 bleibt.“
• Feststellung (F): Eine Tatsache, die alle gesehen haben. Beispiel: „Riss in der Außenwand OG2 Nord, laut Statiker ein Schwindriss.“

Die Beispiele stammen aus dem Musterprotokoll der Modulseite Sitzungsprotokolle in dive.

So schreibst du Punkte, die später halten:

• Tatsachen und Namen statt Wertungen. „Herr Brenner (Ingenieurbüro) ordnet an …“ statt „Es wird gewünscht …“.
• Datum statt „zeitnah“. „Bis 25.09.“ lässt sich prüfen, „zeitnah“ nicht.
• Folgen nennen. Kostet eine Entscheidung Zeit oder Geld, schreib das dazu, oder dass du es gesondert anzeigst.
• Offene Punkte behalten ihre Nummer, bis sie erledigt sind. So sieht jeder, wie lange etwas schon offen ist.

Was gilt, wenn keiner widerspricht

Schweigen ist grundsätzlich keine Zustimmung. Allein die Aufforderung, sich zu äußern, verpflichtet nach dem Bundesgerichtshof noch niemanden zum Widerspruch.

Eine Ausnahme kennt der Geschäftsverkehr: das kaufmännische Bestätigungsschreiben. Hält ein Schreiben das Ergebnis von Verhandlungen fest, muss der Empfänger unverzüglich widersprechen, wenn er den Inhalt nicht gegen sich gelten lassen will. Das gilt für Kaufleute und für alle, die wie ein Kaufmann selbstständig und in größerem Umfang am Rechtsverkehr teilnehmen. Das Schreiben muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit den Verhandlungen zugehen.

Für Protokolle am Bau hat der Bundesgerichtshof am 27. Januar 2011 entschieden (VII ZR 186/09): Ein Protokoll über eine Verhandlung zum laufenden Bauvertrag ist zwar kein Bestätigungsschreiben. Es kommt einem solchen Schreiben aber so nahe, dass dieselben Regeln entsprechend gelten. Wer das Protokoll zeitnah bekommt und darin eine Änderung des Vertrags erkennen kann, muss unverzüglich widersprechen. Sonst wird sein Schweigen wie eine nachträgliche Genehmigung behandelt. Solche Änderungen, schreibt das Gericht, erfolgen in Verhandlungen, Baubesprechungen oder anderen Sitzungen, und es ist üblich, darüber Protokolle zu verschicken. Im entschiedenen Fall war der Auftragnehmer deshalb an eine Verjährung von fünf statt zwei Jahren gebunden.

Dasselbe Urteil zieht zwei Grenzen:

• Unterschrift: Im Fall hatte ein Mitarbeiter des Auftragnehmers das Protokoll unterschrieben. Ob ein Protokoll, das der Empfänger nicht unterschrieben hat, genauso wirkt, hat der Bundesgerichtshof ausdrücklich offengelassen. Das ist der Fall, wenn eine Seite das Protokoll schreibt und an alle verschickt.
• Abweichung: Ohne Wirkung bleibt ein Bestätigungsschreiben, wenn es so weit vom Besprochenen abweicht, dass der Absender vernünftigerweise nicht mit dem Einverständnis rechnen konnte.

Wie es ausgehen kann, wenn das Protokoll wenig hergibt, zeigt das Oberlandesgericht München (27. April 2016, 28 U 4738/13 Bau): Ein Protokoll, das weder unterschrieben war noch erkennen ließ, wer es angefertigt hatte, bewies keine verbindliche Abrede. Die Parteien hatten ihre Protokolle genutzt, um Informationen auszutauschen und Vorschläge zu machen, nicht um Vereinbarungen von einiger Tragweite zu schließen.

Und der Satz „gilt nach 5 Tagen als vereinbart“? Er steht so im Protokoll aus dive und in unserer Vorlage: Wird innerhalb von 5 Tagen kein berechtigter Einwand schriftlich übermittelt, gilt der Inhalt als verbindlich vereinbart. Eine Entscheidung, die eine Bindung allein auf so einen Satz stützt, haben wir nicht gefunden. Die Gerichte oben fragen nach etwas anderem: ob das Protokoll eine Vereinbarung festhält, ob es zeitnah zugegangen ist und ob der Empfänger unverzüglich widersprochen hat. Der Satz sagt allen, dass Einwände erwartet werden und in welcher Frist. Verlass dich als Empfänger nicht darauf, dass dir fünf Tage bleiben, und als Absender nicht darauf, dass nach fünf Tagen alles gilt.

Wer in der Besprechung anordnen darf

Änderungen des Bauentwurfs anzuordnen, bleibt nach § 1 Abs. 3 VOB/B dem Auftraggeber vorbehalten. Anordnungen sind nach § 4 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B grundsätzlich nur dem Auftragnehmer oder seinem für die Leitung der Ausführung bestellten Vertreter zu erteilen. Teil dem Auftraggeber deshalb mit, wer das bei dir ist.

Am Tisch sitzt für den Bauherrn aber nicht immer der Bauherr selbst, sondern sein Architekt oder Bauleiter. Darf der Nachträge beauftragen? Zwei Oberlandesgerichte sagen: nicht ohne Weiteres.

• Oberlandesgericht Brandenburg (8. Dezember 2016, 12 U 192/15): Der Architekt ist nicht schon kraft seiner Bestellung uneingeschränkt bevollmächtigt, den Bauherrn bei Verträgen zu vertreten.
• Oberlandesgericht Celle (18. Mai 2017, 7 U 168/16): Ohne ausdrückliche Vollmacht darf der bauleitende Architekt keine Zusatz- oder Änderungsaufträge vergeben, die zu einer fühlbaren Preiserhöhung führen. Bevollmächtigt ist er nur für kleinere Zusätze und Änderungen. Ein Zusatzauftrag über 22 Prozent der Auftragssumme war nicht klein.

In beiden Fällen bekam der Auftragnehmer sein Geld trotzdem: In Celle war der Bauherr beim Ortstermin dabei, als sein Architekt den Auftrag erteilte, und hat nicht widersprochen. Das Gericht sah darin eine Duldung, die er sich zurechnen lassen musste. In Brandenburg ging der Schriftverkehr an den Geschäftsführer des Bauherrn, der nicht widersprach, und die Leistung wurde abgenommen. Das Gericht sah darin eine Genehmigung oder ein nachträgliches Anerkenntnis. Darauf solltest du nicht bauen. Klär lieber zu Beginn, wer auf der Seite des Bauherrn Nachträge beauftragen darf. Geht es um Geld, hol die Zustimmung des Bauherrn selbst, in Textform, und schick ihm das Protokoll mit.

Was du trotzdem extra schreibst

Was in der Besprechung angesprochen wird, ist damit noch nicht angezeigt. Für einige Erklärungen schreibt die VOB/B eine Form oder einen Zeitpunkt vor:

Reicht dafür ein Eintrag im Protokoll? Darauf gibt es keine sichere Antwort. Das Oberlandesgericht München hat Baubesprechungsprotokolle als Behinderungsanzeigen geprüft und für die meisten Störungen verworfen: Dass der Auftraggeber aus den Protokollen allgemein von Planverzug wusste, machte die konkrete Anzeige zu jedem einzelnen Störereignis nicht entbehrlich. Das Gericht hielt die Schriftform zwar nicht für eine Bedingung der Wirksamkeit, weil sie dem Beweis dient. Beweisen muss die Anzeige dann aber der Auftragnehmer. Bei Bedenken kann nach dem Oberlandesgericht Brandenburg (29. Juli 2021, 12 U 230/20) ein mündlicher Hinweis reichen, wenn er eindeutig, inhaltlich klar, vollständig und erschöpfend ist.

Nimm den Punkt deshalb ins Protokoll und schreib die Anzeige trotzdem gesondert. Wie das geht, steht auf den Seiten Behinderungsanzeige mit Vorlage und Mehrkostenanzeige mit Vorlage.

Was das Protokoll im Streit wert ist

Ein unterschriebenes Protokoll ist eine Privaturkunde. Sie beweist nach § 416 ZPO voll, dass der Aussteller die Erklärungen darin abgegeben hat. Ob das Erklärte stimmt und ob ein Vertrag mit diesem Inhalt zustande gekommen ist, beweist sie nicht, so der Bundesgerichtshof. Darüber entscheidet das Gericht in freier Würdigung (§ 286 ZPO).

Was dem Protokoll Gewicht gibt:

• Ersteller und Datum stehen im Kopf. Das Protokoll in München ließ nicht einmal erkennen, wer es angefertigt hatte.
• Der Versand ist belegt: an wen, wann, auf welchem Weg. Die Regeln oben setzen voraus, dass das Protokoll zugegangen ist.
• Widersprüche liegen dabei, ebenfalls mit Datum.
• Wichtige Vereinbarungen stehen zusätzlich in einem eigenen Schreiben, das beide unterschreiben, oder in einem Nachtrag.

Ein Beispiel

Jour fixe 14 beim Neubau einer Kita, Rohbau. Unter Punkt 3.2 notiert die Bauleitung des Architekten als Entscheidung: „Fundamentsohle Achse A bis C wird 20 cm tiefer gelegt, ohne Mehrkosten.“ Angeordnet hat das der Bauleiter, weil der Baugrund schlechter ist als erwartet. Über Kosten hat niemand gesprochen. Das Protokoll kommt drei Tage später per E‑Mail.

So gehst du vor:

1. Noch am selben Tag widersprechen, schriftlich an den Ersteller, in Kopie an den Bauherrn: „Zu Punkt 3.2: Die Vertiefung hat Herr Brenner angeordnet. Mehrkosten wurden nicht ausgeschlossen. Den Zusatz ‚ohne Mehrkosten‘ weisen wir zurück.“
2. Mehrkosten ankündigen, bevor gebaut wird, mit einem Angebot für den neuen Preis. Wie das geht, steht auf der Seite zur Mehrkostenanzeige.
3. Die Vollmacht klären: Darf der Bauleiter das beauftragen? Wenn nicht, hol die Zustimmung des Bauherrn selbst ein, in Textform.
4. Im eigenen Bautagesbericht festhalten, wann wer was angeordnet hat.

Das Beispiel ist ausgedacht.

Vorlage zum Herunterladen

Die Vorlage ist ein Word-Dokument mit zwei Seiten A4. Sie folgt dem Aufbau des Sitzungsprotokolls aus dive: Abschnitte und Spalten heißen wie dort, nur sind sie leer. Seite 1 ist das Deckblatt mit Kopf, Teilnehmern und Verteiler, Seite 2 trägt die Tagesordnungspunkte. Du füllst sie am Rechner aus oder druckst sie für die Besprechung aus. Du bekommst sie ohne Anmeldung und ohne deine E‑Mail-Adresse.

Vorlage herunterladenWord-Datei · 39 KB · ohne Anmeldung

Wie das Protokoll ausgefüllt aussieht, zeigt das Beispiel auf der Seite Sitzungsprotokolle in dive.

Das steht auf den zwei Seiten. In eckigen Klammern stehen die Spalten der Tabellen und Hinweise, was in ein Feld gehört:

Für einen Jour fixe schreibst du statt „Baubesprechung“ einfach „Jour fixe“ in den Titel. Pass die Vorlage an dein Bauvorhaben an: Zeilen ergänzen, Abschnitte streichen, deinen Briefkopf einsetzen. Schreibt dein Vertrag ein eigenes Muster vor, nimm das.

Checkliste

1. Vertrag lesen: Regelt er Baubesprechungen, die Teilnahme, die Bezahlung, Vollmachten?
2. Klären, wer auf der Seite des Bauherrn Nachträge beauftragen darf. Dem Auftraggeber mitteilen, wer bei dir für die Leitung der Ausführung bestellt ist.
3. Jemanden schicken, der die Baustelle kennt und für deine Firma sprechen darf.
4. In der Besprechung jeden Punkt mit wer, was, bis wann festhalten, bei Anordnungen mit Namen.
5. Jedes Protokoll am Tag des Eingangs lesen. Falsches sofort schriftlich zurückweisen, Punkt für Punkt mit Nummer.
6. Behinderung und Bedenken zusätzlich schriftlich anzeigen, Mehrkosten vor der Ausführung ankündigen.
7. Schreibst du selbst: das Protokoll am selben oder am nächsten Tag an alle verschicken, mit Ersteller und Datum.
8. Offene Punkte mit ihrer Nummer fortschreiben, bis sie erledigt sind.
9. Protokolle, Widersprüche und Versandnachweise je Projekt ablegen.

Keine Rechtsberatung. Dieser Artikel und die Vorlage geben den Stand vom 15. Oktober 2026 wieder und ersetzen keine Rechtsberatung. Verträge weichen oft von der VOB/B ab. Für deinen Einzelfall frag eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht oder deinen Verband.