E‑Rechnung für Bauunternehmen: Was seit 2025 gilt und was 2027 kommt

Die Rechtsgrundlage in zwei Sätzen

Das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 hat § 14 UStG neu gefasst. Seitdem ist eine E‑Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht; alles andere, Papier wie PDF, ist eine „sonstige Rechnung“.

Wie das Finanzamt das auslegt, steht im BMF‑Schreiben vom 15. Oktober 2024. Das BMF hat es mit einem zweiten Schreiben vom 15. Oktober 2025 geändert und ergänzt.

Die Fristen im Überblick

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und Fahrausweise darfst du immer als sonstige Rechnung schicken. Für Rechnungen an Privatkunden gilt die E‑Rechnungspflicht nicht. Bei Bauleistungen an einem Grundstück musst du einem Privatkunden aber innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung stellen, Papier genügt.

Was zählt als E‑Rechnung?

• XRechnung: rein strukturiert (XML), ohne Sichtdokument. Lesbar wird sie über eine Anzeige-Software.
• ZUGFeRD ab 2.0.1: ein hybrides Format, also PDF mit eingebetteter XML‑Datei. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.
• Beim hybriden Format zählt die XML. Weichen PDF und XML voneinander ab, gelten die Daten der XML.
• Formatfehler kosten den Status. Seit dem BMF‑Schreiben 2025 gilt: Eine Datei mit Formatfehlern ist keine E‑Rechnung mehr, sondern eine sonstige Rechnung. Das BMF empfiehlt eine Validierung und den Validierungsbericht aufzubewahren.
• Anhänge sind erlaubt. Ergänzende Unterlagen, das BMF nennt Stundennachweise als PDF, dürfen als Anhang in die E‑Rechnung. Die Pflichtangaben selbst gehören in den strukturierten Teil, ein Link nach außen reicht nicht.

Was am Bau besonders ist

Abschlags- und Schlussrechnungen

Abschlagsrechnungen sind umsatzsteuerlich Rechnungen über Anzahlungen. Für sie gelten die Rechnungsregeln nach § 14 Abs. 5 UStG sinngemäß, nach Ablauf der Übergangsfrist also auch das E‑Rechnungsformat. In der Schlussrechnung ziehst du die vereinnahmten Teilentgelte und die Steuer darauf ab.

Neu ist eine Klarstellung im BMF‑Schreiben 2025: Skonto oder ein Nachlass wegen Mängelrüge ändern nur die Bemessungsgrundlage, die Rechnung musst du dafür nicht berichtigen. Ändert sich dagegen das Aufmaß, ändert sich die Leistung. Dann ist grundsätzlich eine Rechnungsberichtigung fällig, zumindest bei der Leistungsbeschreibung.

§ 13b UStG: Reverse Charge

Erbringst du Bauleistungen an einen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet dein Auftraggeber die Umsatzsteuer. Als Nachweis dient eine Bescheinigung seines Finanzamts, gültig höchstens drei Jahre. Auf die Rechnung gehört dann der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, ohne gesondert ausgewiesene Steuer (§ 14a Abs. 5 UStG). Die E‑Rechnungspflicht gilt laut BMF auch in diesen Fällen, wenn beide im Inland ansässig sind.

Bauabzugsteuer nach § 48 EStG

Unternehmerische und öffentliche Auftraggeber müssen von deiner Vergütung einen Steuerabzug von 15 Prozent vornehmen. Es sei denn, du legst eine gültige Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG vor oder die Bagatellgrenzen greifen: 5.000 Euro im Jahr, bei bestimmten steuerfreien Vermietern 15.000 Euro. Deine Auftraggeber können die Bescheinigung beim Bundeszentralamt für Steuern elektronisch abfragen. Das läuft neben der E‑Rechnung weiter, halte die Bescheinigung aktuell.

Öffentliche Auftraggeber: XRechnung und Leitweg‑ID

Für Aufträge des Bundes gilt die E‑Rechnung schon länger: seit dem 27. November 2020 bei Direktaufträgen ab 1.000 Euro netto. Seit September 2025 laufen alle E‑Rechnungen an die Bundesverwaltung über eine Plattform, die OZG‑RE. Die frühere ZRE ist darin aufgegangen. Du brauchst eine einmalige, kostenlose Registrierung und in jeder Rechnung die Leitweg-ID deines Auftraggebers (in der XRechnung das Feld „Käuferreferenz“, BT‑10). Die ID bekommst du vom Auftraggeber, fehlt sie, frag nach.

Länder und Kommunen regeln das selbst, die Anforderungen weichen voneinander ab. Kläre Format, Portal und Leitweg-ID am besten schon bei der Auftragsvergabe.

Archivierung: Die XML ist das Original

Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b UStG). Bei der E‑Rechnung muss laut BMF zumindest der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Nach den GoBD, geändert am 14. Juli 2025, reicht es bei E‑Rechnungen, den strukturierten Teil aufzubewahren. Den PDF‑Teil einer ZUGFeRD-Rechnung musst du nur zusätzlich aufheben, wenn er steuerlich wichtige Zusatzinfos enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke.

So bereitest du dein Büro vor

1. Gesamtumsatz 2026 prüfen: Liegt er über 800.000 Euro, musst du ab dem 1. Januar 2027 E‑Rechnungen verschicken.
2. Eine Empfangsadresse für E‑Rechnungen festlegen und deinen Lieferanten mitteilen.
3. Kundenstamm sortieren: Unternehmer, öffentliche Auftraggeber (mit Leitweg-ID), Privatkunden.
4. Die kniffligen Fälle testen: Abschlag, Schlussrechnung mit Abzug der Abschläge, § 13b, Sicherheitseinbehalt.
5. Vor dem Versand validieren, den Bericht aufheben.
6. Archiv klären: Wo liegt die XML acht Jahre unverändert?
7. Das Steuerbüro früh einbinden.

Keine Steuerberatung. Dieser Artikel gibt den Stand vom 28. September 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall sprich mit deinem Steuerbüro.