Mängelliste-Vorlage für die Baustelle

Mängelliste, Mängelprotokoll, Mängelanzeige

Die Wörter gehen auf der Baustelle durcheinander. Ein Gesetz, das eine Mängelliste mit bestimmten Spalten vorschreibt, gibt es nicht. Praktisch hilft diese Trennung:

Diese Seite ist für die Mängelliste, die du als Bauleiter oder Polier führst und an die Gewerke gibst. Für das Protokoll bei der Abnahme gibt es eine eigene Seite mit Vorlage: Abnahmeprotokoll für Bauleistungen. Die Übergabe einer Mietwohnung ist ein anderes Thema und hier nicht gemeint.

Mängel vor der Abnahme

Die meisten Mängellisten entstehen, bevor abgenommen ist: bei Begehungen, bei der Vorabnahme, wenn der nächste Unternehmer anfängt. Was du dann verlangen kannst, hängt davon ab, ob die VOB/B vereinbart ist.

Der Bundesgerichtshof hat die VOB/B‑Regel bestätigt: Wer vor der Abnahme die Kosten einer anderen Firma verlangen will, braucht grundsätzlich eine schriftliche Kündigung (14.11.2017, VII ZR 65/14, Rn. 33). Selbst wenn der Auftragnehmer die Beseitigung ernsthaft und endgültig verweigert, muss der Auftraggeber zumindest erkennbar machen, dass er den Vertrag mit ihm beenden will. Wie das in der Praxis ausgeht, zeigt ein Fall vor dem Landgericht Traunstein: Ein Generalunternehmer hatte seinem Rohbauer nur Schreiben geschickt, in denen er zur Beseitigung aufforderte. Gekündigt hatte er nicht. Die Kosten der anderen Firmen durfte er deshalb nicht mit dem restlichen Werklohn des Rohbauers verrechnen (30.04.2021, 2 O 2621/20, Rn. 23 f.).

Für den BGB‑Vertrag stammt die Regel aus einem Urteil vom 19.01.2017 (BGH, VII ZR 301/13): Bis zur Abnahme hat der Besteller den Anspruch auf Herstellung, die Mängelrechte kommen grundsätzlich erst danach.

Wird ein Bauteil gleich zugebaut, etwa eine Abdichtung, kannst du im VOB/B‑Vertrag verlangen, dass ihr den Zustand gemeinsam feststellt. Das Ergebnis wird schriftlich festgehalten (§ 4 Abs. 10 VOB/B).

Bei der Abnahme: die Liste als Anlage

Zur Abnahme gehört jeder bekannte Mangel ins Protokoll. Nimmt der Auftraggeber ab, obwohl er einen Mangel kennt, behält er seine Rechte nur, wenn er sie sich bei der Abnahme vorbehält (§ 640 Abs. 3 BGB). Bei der förmlichen Abnahme nach § 12 Abs. 4 Nr. 1 VOB/B stehen die Vorbehalte in der Niederschrift. Verweigern darf der Auftraggeber die Abnahme nur wegen wesentlicher Mängel (§ 12 Abs. 3 VOB/B, § 640 Abs. 1 Satz 2 BGB).

Halte offene Arbeiten getrennt von Mängeln fest. Für die Frage, ob abgenommen werden kann, zählen beide: Auch eine noch ausstehende Restarbeit steht der Abnahme entgegen, wenn sie nicht ganz unbedeutend ist, und viele kleine Mängel können zusammen wie ein wesentlicher wirken (OLG Brandenburg, 25.01.2012, 4 U 7/10).

Setzt der Unternehmer im BGB‑Vertrag nach der Fertigstellung eine Frist zur Abnahme, muss der Besteller beim Verweigern mindestens einen Mangel nennen (§ 640 Abs. 2 BGB). Eine Liste mit Mängeln, die der Besteller schon vorher übergeben hatte, reichte dem Oberlandesgericht Brandenburg dafür nicht (21.11.2024, 10 U 131/23). Die Frage ist umstritten, das Gericht nennt beide Meinungen und folgt der strengeren. Für die Liste heißt das: Zum Termin muss sie aktuell sein, mit dem Stand jedes Mangels.

Mehr zur Abnahme, zu Fristen und zur fiktiven Abnahme steht auf der Seite zum Abnahmeprotokoll.

Nach der Abnahme: rügen und Fristen

Nach der Abnahme zeigen sich Mängel oft erst Monate später. Jetzt kommt es auf die Verjährung an:

Wie der Mangel beseitigt wird, entscheidet im BGB‑Vertrag der Unternehmer: Er kann nachbessern oder neu herstellen (§ 635 Abs. 1 BGB). Und kann der Besteller die Beseitigung eines Mangels verlangen, darf er nach der Fälligkeit einen angemessenen Teil der Vergütung zurückhalten, in der Regel das Doppelte der Kosten für die Beseitigung (§ 641 Abs. 3 BGB).

Verhandeln hemmt die Verjährung auch im VOB/B‑Vertrag, aber in der Regel nur für die Mängel, über die konkret gesprochen wird. Für andere Mängel läuft die Frist weiter (OLG Frankfurt, 21.12.2023, 15 U 211/21). Deshalb gehört jeder Mangel einzeln in die Liste und in das Schreiben.

Eine Frist, die in einer Liste oder einem Protokoll steht, ändert den Vertrag nicht von selbst. Im Fall des Bundesgerichtshofs stand im Abnahmeprotokoll eine andere Gewährleistungsfrist als im Vertrag, es galt trotzdem die vereinbarte (16.12.2004, VII ZR 270/03).

Den Mangel beschreiben: was du siehst

Du musst nicht wissen, warum es feucht ist. Nach ständiger Rechtsprechung genügt es, die Erscheinungen deutlich zu beschreiben, die du auf eine fehlerhafte Leistung zurückführst. Die Ursachen musst du nicht benennen (BGH, 21.12.2000, VII ZR 192/98). Bei einer undichten Abdichtung reicht es, die Feuchtigkeit im Gebäude zu beschreiben, und eine falsche Vermutung über die Ursache schadet nicht (BGH, 17.01.2002, VII ZR 488/00).

Die Rüge erfasst dann alle Ursachen dieses Symptoms, auch wenn es nur an einigen Stellen auftritt und der Mangel in Wahrheit das ganze Gebäude betrifft (BGH, 24.08.2016, VII ZR 41/14, Rn. 22). Nach der Rüge muss der Auftragnehmer die Ursache selbst ermitteln und den Mangel beseitigen (BGH, 23.10.2008, VII ZR 64/07, Rn. 20).

Was die Rüge aber braucht: Der Auftragnehmer muss erkennen können, welche Mängel er beseitigen soll. Ein Schreiben, das Mängel nur anzeigt und um Stellungnahme bittet, war dem Oberlandesgericht Köln zu wenig. Die spätere E‑Mail mit Prüfprotokollen zu den betroffenen 15 Fenstern und der Aufforderung zur Beseitigung reichte (22.06.2016, 16 U 145/15, Rn. 52 f.).

Für die Liste heißt das:

• Ort so genau wie möglich: Haus, Geschoss, Raum, Wand, am besten mit Markierung im Plan.
• Das Symptom in Worten: „Riss im Putz, etwa 60 cm, waagerecht neben der Wohnungstür 2.03“ statt „Putz mangelhaft“.
• Ein Foto mit derselben Nummer wie in der Liste.
• Was du willst: Beseitigung bis zu einem Datum, nicht nur eine Stellungnahme.

Das Feld „Typ / Ursache“ in der Vorlage ist für deine eigene Einordnung, etwa Mangel oder Restarbeit. Für die Rüge zählt die Beschreibung.

Schriftlich: Brief, E‑Mail, WhatsApp

Die VOB/B verlangt an mehreren Stellen „schriftlich“: das Verlangen nach Beseitigung nach der Abnahme (§ 13 Abs. 5 Nr. 1), die Kündigung (§ 8 Abs. 6), die Bedenken des Auftragnehmers (§ 4 Abs. 3). Weil diese Form im Vertrag vereinbart ist und nicht im Gesetz steht, reicht nach § 127 Abs. 2 BGB grundsätzlich die telekommunikative Übermittlung.

• E‑Mail: genügt. Das Oberlandesgericht Köln ließ eine E‑Mail für das schriftliche Verlangen nach § 13 Abs. 5 VOB/B gelten, mit ihr begann die neue Frist von zwei Jahren (22.06.2016, 16 U 145/15, Rn. 51 und 54).
• WhatsApp: genügt nicht. Das Oberlandesgericht Frankfurt verneinte die Schriftlichkeit bei einer WhatsApp-Nachricht. Nachrichten lassen sich nicht sicher dauerhaft aufbewahren, der Absender kann sie beim Empfänger löschen, und er ist nur über die Telefonnummer erkennbar (21.12.2023, 15 U 211/21).

Beide Urteile sind von Oberlandesgerichten, nicht vom Bundesgerichtshof. Wer bei einer wichtigen Rüge ganz sicher gehen will, schickt sie zusätzlich als unterschriebenen Brief. Hebe auf, wann und wie die Liste bei der Firma angekommen ist. Bei der VOB/B rechnen die zwei Jahre ab dem Zugang. In der Vorlage steht dafür im Kopf das Feld „Übergeben an“.

Hast du als Auftragnehmer Bedenken gegen die Vorleistung eines anderen Gewerks, schreib sie auf, bevor du weiterbaust: Bedenkenanzeige mit Vorlage.

Gewerke und Nachunternehmer

Als Generalunternehmer stehst du in der Mitte: Der Bauherr rügt bei dir, du rügst bei deinen Nachunternehmern. Jedes Vertragsverhältnis in dieser Kette wird grundsätzlich für sich beurteilt (BGH, 28.06.2007, VII ZR 81/06, Rn. 15). Die Regeln von oben gelten deshalb auch zwischen dir und deinem Nachunternehmer, je nachdem, was ihr vereinbart habt.

• Je Gewerk eine eigene Liste: Jeder Nachunternehmer bekommt nur seine Mängel, mit eigener Frist, als Schreiben an die Firma, mit der du den Vertrag hast.
• Fristen beider Verträge im Blick: Die Frist gegenüber dem Bauherrn und die Frist gegenüber dem Nachunternehmer können verschieden sein. Schau in beide Verträge.
• Mangel durch die Vorleistung eines anderen: Hat ein Gewerk auf einer mangelhaften Vorleistung aufgebaut, haftet es trotzdem, außer es hat seine Bedenken schriftlich mitgeteilt (§ 13 Abs. 3 mit § 4 Abs. 3 VOB/B). Ob es das getan hat, muss der Unternehmer beweisen (BGH, 08.11.2007, VII ZR 183/05).
• Selbst beseitigen lassen, aber belegen: Lässt du einen Mangel von einer anderen Firma beseitigen, dokumentiere ihn vorher. Wer dem Auftragnehmer weder eigene Feststellungen ermöglicht noch dokumentiert, riskiert Nachteile beim Beweis (BGH, VII ZR 64/07, Leitsatz b und Rn. 26).

Ein Beispiel

Die Musterbau GmbH baut als Generalunternehmer 27‑014 Wohnpark Seeblick, Haus 2, mit VOB/B, auch gegenüber den Nachunternehmern. Bauleiterin ist Anna Lorenz, Polier Frank Neumann. Bei der Begehung am Freitag, 12.03.2027, nehmen sie drei Punkte auf:

Die Fristen sind ein Beispiel. Die VOB/B und das BGB sagen nur „angemessen“, was das ist, hängt vom Mangel ab.

1. Montag, 15.03.2027: Anna Lorenz schickt jeder Firma ihre eigene Liste per E‑Mail, mit Foto und Planausschnitt je Punkt und der Aufforderung, bis zur Frist zu beseitigen. Im Kopf trägt sie „Übergeben an: Weber Putz GmbH, 15.03.2027, per E‑Mail“ ein.
2. Mittwoch, 17.03.2027: Elektro Brandt setzt die Abdeckungen. Frank Neumann sieht nach und setzt M‑03 auf „erledigt“.
3. Mittwoch, 24.03.2027: Weber Putz meldet M‑01 als beseitigt. Frank Neumann prüft am nächsten Tag, macht ein Foto und setzt den Status.
4. Montag, 29.03.2027: Fliesen Kaya hat sich nicht gemeldet. Eine zweite Mahnung allein reicht nicht, um die Fliesen auf Kosten von Kaya von einer anderen Firma neu legen zu lassen. Dafür braucht die Musterbau vor der Abnahme eine neue Frist mit der Erklärung, nach Ablauf zu kündigen, und dann die schriftliche Kündigung (§ 4 Abs. 7 Satz 3, § 8 Abs. 3 VOB/B). Ob sie den ganzen Auftrag oder nur einen in sich abgeschlossenen Teil kündigen kann, klärt sie vorher mit ihrem Anwalt. Die Fliesen dokumentiert sie mit Fotos.

Ist M‑02 zur Abnahme durch den Bauherrn noch offen, steht er dort im Protokoll.

Vorlage zum Herunterladen

Die Vorlage ist ein Word-Dokument mit zwei Seiten A4 im Querformat, dazu dieselbe Vorlage als PDF zum Ausdrucken. Sie folgt der Mängelliste aus dive: drei Mängel je Seite, die Spalten heißen wie dort, mit Platz für Foto und Planausschnitt. Dazu kommen im Kopf der Zweck der Liste und an wen sie wann gegangen ist. Du bekommst beides ohne Anmeldung und ohne deine E‑Mail-Adresse.

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Das steht auf den Seiten. In eckigen Klammern stehen die Spalten der Tabellen und Hinweise, was in ein Feld gehört:

Pass die Vorlage an deinen Betrieb an: deinen Briefkopf einsetzen, Seite 2 für weitere Mängel kopieren, Spalten weglassen, die du nicht brauchst. Gibt dein Vertrag oder dein Auftraggeber eine eigene Liste vor, nimm die.

Checkliste

1. Jeder Mangel mit Nummer, Ort so genau wie möglich und Foto mit derselben Nummer.
2. Beschrieben, was zu sehen ist, nicht die vermutete Ursache.
3. Mangel und Restarbeit getrennt gekennzeichnet. Für die Abnahme zählen beide.
4. Je Gewerk eine eigene Liste an die Firma, mit der du den Vertrag hast.
5. Beseitigung bis zu einem Datum verlangt, schriftlich per Brief oder E‑Mail, nicht per WhatsApp. „Übergeben an“ mit Datum und Weg ausgefüllt.
6. Vor der Abnahme im VOB/B‑Vertrag: Soll eine andere Firma beseitigen, erst Frist mit Kündigungsandrohung, dann schriftlich kündigen.
7. Erledigte Mängel geprüft, mit Datum und Foto abgehakt.
8. Zur Abnahme die offenen Mängel ins Abnahmeprotokoll übernommen und vorbehalten.
9. Nach der Abnahme die Fristen notiert: 4 Jahre nach VOB/B, 5 Jahre nach BGB, wenn nichts anderes vereinbart ist. Im VOB/B‑Vertrag vor Ablauf schriftlich rügen.

Keine Rechtsberatung. Diese Seite erklärt die Regeln zur Mängelliste allgemein, nach dem Stand vom 7. November 2026. Sie ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Was in deinem Vertrag steht, welche Fristen gelten und ob eine Kündigung nötig ist, klärst du mit einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht.