Hochbau · Familienbetrieb
Stunden, Rechnungen und Kosten je Bauvorhaben in einem System.
Ergebnis: Die Stunden von der Baustelle landen im Lohn und in der Nachkalkulation.
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Erfolgsgeschichte · Architektur & Planung
NoraNotes.ai: vom Jour fixe zum eigenen Software‑Produkt.
Bei Gutthann HIW Architekten steckte viel Arbeitszeit in Besprechungen, Protokollen und dem Nachhalten von Aufgaben. Gemeinsam mit Marcel Gutthann ist daraus eine Software entstanden, die Baubesprechungen selbst mitschreibt — und die heute jedes Planungsbüro buchen kann.
01
Die Herausforderung
Im Planungsbüro wird viel besprochen — und jede Besprechung zieht ein Protokoll und eine Aufgabenliste nach sich.
Gutthann HIW Architekten plant von Donaustauf bei Regensburg und Bogen bei Straubing aus öffentliche Bauten, Schulen und Industrieprojekte — nach eigenen Angaben mit 40 Jahren Erfahrung. In solchen Projekten sitzen Bauherr, Fachplaner und ausführende Firmen regelmäßig an einem Tisch.
Im Büro war schnell klar, wie viel Arbeitszeit in diesen Besprechungen steckt — und vor allem in dem, was danach kommt: Protokoll schreiben, verteilen, Aufgaben nachhalten. Ein Problem, das fast jedes Planungsbüro kennt.
Wo es hakte
- Protokolle formulieren, abstimmen und verteilen — nach jeder Besprechung aufs Neue
- Gängige Mitschreib-Werkzeuge lieferten eine Mitschrift je Termin — aber kein Protokoll, das über das ganze Projekt weiterläuft
- Wer was bis wann zugesagt hatte, musste von Termin zu Termin nachgehalten werden
- Fachbegriffe vom Bau auf Deutsch — und die Frage, wo die Aufnahmen verarbeitet werden
Marcel Gutthann hatte sich bereits selbst beholfen: Mitschriften aus einem gängigen Werkzeug, darüber eine eigene Logik, die die Punkte aus mehreren Terminen zusammenführt. Das zeigte, worauf es ankommt — nicht auf die Mitschrift, sondern auf das Zusammenführen.
02
Was wir gemacht haben
Erst ein Prototyp, dann die Entscheidung für ein einziges Werkzeug — und daraus ein Produkt mit eigener Firma.
Angefangen hat es breiter: Im ersten Gespräch ging es um ein ganzes Wissens- und Projektsystem für das Büro. Wenige Wochen später stand ein Prototyp, und wir haben gemeinsam entschieden, bei einem Baustein zu bleiben — dem Protokoll. Ein überschaubares Werkzeug, das ein klares Problem löst, statt eines großen Systems, das alles auf einmal will.
Von Anfang an stand außerdem fest: Die Software soll nicht nur für ein Büro passen, sondern für andere Planungsbüros auch.
Fortlaufendes Protokoll
Der Weg von NoraNotes.ai
- 1Sept. 2025Erstes GesprächWas kostet das Büro heute Zeit — und was davon lässt sich mit Software lösen?erledigt
- 2Okt. 2025PrototypEin erster Stand zum Anfassen. Danach die Entscheidung: nur das Protokoll, das aber richtig.erledigt
- 32025/26Eigene GesellschaftAus dem Projekt wird ein Unternehmen: NoraNotes.ai bekommt eine eigene Firma mit Sitz in Donaustauf.erledigt
- 42026Test und StartAb dem Frühjahr läuft NoraNotes.ai im Büro in echten Besprechungen mit. Geprüft wird zusätzlich mit Testmitschriften, in denen Angaben versteckt sind. Vor dem Start zählte eine fehlerfreie Strecke von der Anmeldung bis zum fertigen Protokoll mehr als das nächste Extra.am Markt
So arbeitet NoraNotes.ai
Vier Dinge, die Nora dir abnimmt.
Vor der Besprechung, währenddessen und danach: Das übernimmt die Software, die aus dem Alltag im Architekturbüro heraus entstanden ist.
01 Teilnahme
Nora kommt einfach mit in die Besprechung.
Über Teams, Zoom oder Google Meet schaltet sich Nora selbst dazu. Besprechungen auf der Baustelle nimmst du mit der App auf.
- Tritt Terminen aus deinem Kalender von selbst bei
- Erkennt, wer gerade spricht
- Aufnahme vor Ort per App
02 Fortlaufendes Protokoll
Ein Protokoll je Projekt, das mit jedem Termin wächst.
Jeder Punkt behält seine Nummer. Darunter steht, was in welchem Jour fixe dazu besprochen wurde — mit Status und Frist.
- Bestehende Punkte werden fortgeschrieben statt neu getippt
- Neue Themen kommen von selbst dazu
- Als PDF, verschickt an alle Teilnehmer
03 Aufgaben und Fristen
Wer macht was bis wann — aus dem Gespräch erkannt.
Nora zieht Aufgaben, Verantwortliche und Fristen aus der Besprechung und hält sie über die Termine hinweg nach.
- Verantwortliche und Frist an jeder Aufgabe
- Fristen laufen über mehrere Termine mit
- Erinnerung, wenn etwas überfällig ist
04 Nora Chat
Frag Nora, was beschlossen wurde.
Statt in alten Protokollen zu blättern, stellst du eine Frage. Nora durchsucht alle bisherigen Besprechungen des Projekts.
- Fragen in normaler Sprache
- Suche über alle Termine hinweg
- Antwort mit Verweis auf die Stelle in der Mitschrift
03
Was sich gelöst hat
Das Protokoll schreibt sich fort — von Termin zu Termin.
Aus dem Werkzeug für ein Büro ist ein Produkt geworden: NoraNotes.ai ist am Markt und lässt sich 14 Tage kostenlos testen.
Das Architekturbürodie Idee und der Alltag aus der Planung
Das SoftwarebüroEntwicklung und BetriebNoraNotes.aiEin eigenes Produktmit eigener Gesellschaft in Donaustauf1 Protokoll
je Projekt — statt einer Mitschrift je Termin
rund 1 Jahr
vom ersten Gespräch bis zum Produkt am Markt
4 Gründer
zwei aus dem Architekturbüro, zwei von uns
- Bestehende Punkte werden fortgeschrieben statt neu getippt
- Aufgaben, Verantwortliche und Fristen stehen im Protokoll — nicht in einem zweiten Werkzeug
- Die Daten werden auf EU‑Servern verarbeitet
Für Gutthann HIW ist damit mehr entstanden als eine Lösung fürs eigene Büro: Das Büro ist Mitgründer eines Software-Unternehmens. Für uns zeigt das Projekt, wie aus einem Problem im Betrieb ein Produkt für die Branche wird — wenn man klein anfängt und beim Kern bleibt.
Grundlage dieser Geschichte: die öffentliche Seite noranotes.ai (Stand Oktober 2026) und unsere gemeinsamen Projektgespräche seit September 2025. Wie viel Zeit NoraNotes.ai in einem Büro spart, ist noch nicht gemessen — deshalb steht hier keine Zahl dazu.
Weiterlesen
Zwei Betriebe, zwei andere Wege.
Baustoffprüfung
Messprotokolle vom Tablet statt vom Klemmbrett.
Ergebnis: rund 50 % Zeitersparnis (Schätzung aus dem Projekt), fertig in drei bis vier Wochen.
Individualsoftware-Projekt
Erstgespräch
Steckt in eurem Betrieb auch eine Software‑Idee?
30 Minuten, kostenlos, direkt mit Sebastian oder Tim. Erzähl uns, welches Problem ihr für euch gelöst habt oder lösen wollt — wir sagen dir ehrlich, ob daraus ein Werkzeug für euren Betrieb oder ein Produkt für die Branche werden kann.